IT Forum 365
colaboração

Colaboração: 5 pilares para uma estratégia bem-sucedida

Conhecer os funcionários e a forma como trabalham, e oferecer treinamentos são dois deles; todas as mudanças devem ser informadas

*Por Barbara Spitzer

Uma força de trabalho cada vez mais globalizada, o aumento da participação da TI e as atuais pressões de custos forçaram os líderes empresariais a reimaginar a forma como os funcionários trabalham, se comunicam e colaboram. A colaboração digital passou a fazer parte deste cenário, permitindo que funcionários, parceiros e clientes interajam no local de trabalho e eliminem ilhas de sistemas e ferramentas desconectadas.

As empresas estão adotando plataformas de colaboração e e-mail baseadas em cloud computing, como o Microsoft Office 365. Uma jornada de transformação de colaboração digital bem-sucedida não apenas planeja mover aplicativos e dados; mas garante que os usuários estejam bem preparados e informados sobre quaisquer mudanças na forma como trabalham todos os dias.

Um dos principais objetivos da transformação digital é capacitar a produtividade dos funcionários, oferecendo uma experiência semelhante ao consumidor através de uma rede corporativa segura. A seguir, veja cinco etapas que o ajudará a oferecer uma experiência superior aos seus usuários:

1. Conheça seus funcionários
Comece descobrindo como eles trabalham e o que os tornará bem-sucedidos, aprendendo como os colaboradores passam o dia. Quais ferramentas e aplicativos precisam? Que dispositivos usam? Eles são móveis? Executivos, equipes de vendas e os chamados knowledge workers, trabalhadores do conhecimento, têm diferentes estilos de trabalho. Entrevistar usuários e reunir dados ajudará na tomada de decisões de processos e tecnologia.

2. Avalie as mudanças para os usuários
Dê um passo atrás em seu plano de transformação para entender o quanto de mudança os usuários precisarão. Será que a forma como trabalham, as aplicações ou os dispositivos que usam precisam mudar drasticamente? Se assim for, você precisará levar em consideração esse nível de mudança ao abordar os pontos a seguir.

3. Desenvolva uma estratégia de comunicação
Mudanças positivas não podem ocorrer sem o consenso dos usuários. Decida a melhor forma de comunicar quaisquer mudanças que a empresa planeja fazer com seus sistemas e aplicativos de TI. As opções incluem e-mail, reuniões informais, cartazes em escritórios ou, até mesmo, mensagens de texto. Decida quais estilos de comunicação são mais eficazes para seus usuários.

4. Selecione as opções de treinamento
Grande parte da estratégia de treinamento dependerá da natureza e extensão das mudanças de processo e tecnologia e da maneira como os usuários querem consumir informações. Se for uma alteração pequena, as opções de autoatendimento, como um pequeno vídeo que explique o que mudou, podem ser suficientes. Se um novo aplicativo estiver sendo introduzido, sessões de treinamento de várias horas podem ser necessárias. Mais importante ainda, certifique-se de que os usuários tenham uma maneira de se conectar com um especialista para responder suas perguntas, se necessário.

5. Crie um plano de adoção
Você pode criar o melhor plano de transformação do mundo, mas, se os usuários não estiverem realmente usando as novas ferramentas, não terá sucesso. Comece definindo metas de adoção específicas: qual porcentagem de pessoas deseja usar a nova funcionalidade e em que data? Em seguida, considere como você irá medir e reportar os resultados. Com base nas descobertas, ajuste os planos de comunicação e/ou treinamento para conduzir o comportamento que está procurando.

No final, os usuários são mais propensos a abraçar as novas oportunidades quando se sentem capacitados e quando tiverem acesso às informações e ferramentas que precisam para ter sucesso. O sucesso deles será o seu sucesso.

*Barbara Spitzer é uma guru global de transformação do ambiente de trabalho na DXC.

Saiba mais:
Deep Learning: quando e por que usar
Como fica a segurança da informação com IoT?
O poder dos dados na operação de seguradoras

Imagem: Depositphotos

Comentários

Notícias Relacionadas

IT Mídia S.A.

Copyright 2016 IT Mídia S.A. Todos os direitos reservados.